Jak wybrać najlepszą konfigurację sali konferencyjnej dla swojej firmy

Na przestrzeni dziejów sala posiedzeń lub sala konferencyjna była tradycyjnie miejscem uważanym przez większość za ciemne, ponure i nieco nudne. Koniec z tym! Jeśli chcesz zainspirować się wspaniałymi pomysłami i pomyślnymi wynikami spotkań, musisz skupić się na wystroju biura i meblach w salach konferencyjnych, a także na ogólnej atmosferze panującej w danym miejscu.

Ciemne sale konferencyjne nie inspirują do tworzenia wspaniałych pomysłów, a jedyne, co naprawdę robią, to wprowadzają wszystkich w zły nastrój i sprawiają, że ludzie chcą zasnąć! Nie tego właśnie szukasz i w takim przypadku musisz pomyśleć o otwarciu sal konferencyjnych i wyborze jasnych, wygodnych mebli, które uzupełnią wystrój wnętrza. Wykorzystanie natury i sztuki to także dobre sposoby na stworzenie jaśniejszej, bardziej radosnej atmosfery w salach konferencyjnych, ale wszystko zależy od sposobu aranżacji pomieszczenia,
np. gdzie ustawimy stół konferencyjny i gdzie będą stać prelegenci lub osoby prowadzące prezentacje.

Przede wszystkim należy zadać sobie pytanie, jakie jest główne przeznaczenie sal konferencyjnych. Czy regularnie przychodzą prelegenci, aby wygłaszać prezentacje? Czy są one przeznaczone raczej do współpracy i dyskusji? Jasno sprecyzowany cel pomoże wybrać odpowiedni układ dla konkretnych potrzeb biznesowych. Oczywiście, w razie potrzeby można wszystko przestawić, a jeśli potrzebne są dodatkowe meble, zawsze można skorzystać z opcji wynajmu mebli biurowych na potrzeby imprez organizowanych ad hoc.

Zanim przejdziemy do najdrobniejszych szczegółów różnych wyborów układu, sprawdź ten film, który daje kilka bardzo łatwych do naśladowania porad na temat głównych typów.

Jak widać, do wyboru jest kilka głównych układów stołów konferencyjnych i miejsc siedzących w sali konferencyjnej, a wszystko zależy od funkcji lub wydarzenia.

Jeśli w przestrzeni konferencyjnej regularnie odbywają się wystąpienia i prezentacje, być może z wykorzystaniem technologii prezentacyjnej, takiej jak tablice i projektory, należy pamiętać o umieszczeniu podium lub "sceny" w pobliżu punktów zasilania.
Pozwoli to uniknąć plątaniny kabli i nieładnego wyglądu przestrzeni. Dobrym wyborem jest tu ustawienie w kształcie litery U, ponieważ można je łatwo dostosować do innych rodzajów spotkań, np. regularnych dyskusji prowadzonych przez jedną osobę lub spotkań w stylu teatralnym. Problem ze stylem teatralnym polega na tym, że sprawdza się on tylko w dużych salach konferencyjnych, w których spotyka się duża liczba osób.

Styl bankietowy lub kabaretowy oznacza, że w sali konferencyjnej można wprowadzić atmosferę pracy zespołowej i współpracy, z krzesłami do sali konferencyjnej ustawionymi w kształcie litery U wokół stołów. Oznacza to, że prelegent może przemawiać z przodu, a nikt nie musi się odwracać ani stać tyłem do sali.

Większość firm korzysta z tradycyjnego układu sali konferencyjnej, np. długiego stołu lub okrągłego stołu z krzesłami ustawionymi po wszystkich stronach. Jest to typowy układ dla spotkań z porządkiem obrad, protokołowania itp. i w tym przypadku wszyscy obecni mogą rozmawiać bez problemów związanych z byciem słyszanymi.

Jak widać, to, jaki układ będzie najlepszy, zależy od rodzaju spotkania lub zebrania.
Wybór najczęściej spotykanych w Twojej firmie rozwiązań pomoże Ci stworzyć wielofunkcyjną przestrzeń, która przetrwa próbę czasu, a także pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze na zakup różnych rodzajów mebli do różnych potrzeb. Jeśli sala konferencyjna ma nieregularny kształt, nie musi to być wielką przeszkodą. Ustawiając stoły pod kątem, tak jak w układzie w kształcie litery V, można wykorzystać dostępną przestrzeń, a jednocześnie zapewnić, że wszyscy uczestnicy spotkania/konferencji będą widzieć i słyszeć.

Sala konferencyjna nie musi być nudna i nieciekawa. Dzięki dokładnemu przemyśleniu potrzebnego układu i poświęceniu odrobiny czasu na wystrój i oświetlenie można stworzyć przestrzeń, która będzie inspirować do działania!